COMENTARIO: EL SQL PARA CONTADORES Y LOS SOFTWARES CONTABLES
Hay
sistemas contables en el mercado que son muy buenos pero que no permiten
a sus usuario conectarte la base de datos de sus sistemas debido a que
las tecnologías con la que están desarrolladas sus sistemas no lo
permiten o pensando mal quieren inducir a sus usuarios a que soliciten
sus servicios por cada reporte que se presente.
Les comento este caso que pasa comúnmente en muchas empresas:
Se
compró un software contable que si podían conectarse a su base de datos
por cualquier medio, el área de informatica recibió toda la
capacitación de como hacerlo. El contador de esta empresa recibió el
software muy contento porque podía informar a la gerencia nuevos
informes y en tiempo real. Pasado el tiempo, la gerencia comenzó a pedir
otras variedades de informes, el contador por cuestiones
presupuestarias evitó pedir los servicios de la empresa que desarrolló
el sistema contable y comenzó a utilizar las hojas excel transcribiendo y
consolidando datos de varios de los diversos reportes con que cuenta el
sistema contable, esto le demandaba cada vez más tiempo y la gerencia
viendo esta situación comenzaba a pedir información a contabilidad 1
día, 2 días hasta una semana antes de tener sus reuniones con los dueños
de la empresa. Comenzaron a ser más notorias las amanecidas y el
contador de la empresa sacaba sus conclusiones que mejor estaban cuando
no tenían sistema contable ya que en aquel tiempo tenían la excusa que
no tenían un software contable que les pudiera ayudar.
La
gerencia viendo lo que pasaba convocó a las partes : Al contador, Al
jefe de informática y al representante técnico de la empresa el Sr.
Manuel que vendió el sistema y expusieron lo siguiente:
El contador : No
puedo informar a la gerencia en el tiempo deseado debido a que el
sistema con tan solo dar un click del mouse ya no me proporciona la
información deseada.
Jefe de Informática: Bueno
el sistema a la fecha no ha presentado ningún problema, solo me llaman
los usuarios para la instalación de dicho sistema en nuevas
computadoras. A la fecha se han presentado problemas que tienen que ver
con el windows los cual hemos tenido que formatear el disco duro e
instalar todo de nuevo y nada más. Respecto a los reportes que solicita
el sr. contador, la empresa que nos vendió el producto solo nos capacitó
para conectarse a la base de datos del sistema por cualquier medio para
consumir su información pero tenemos el problema que no sabemos como
está organizada la información de la base de datos del sistema y otra
cosa importante es que no sabemos nada de contabilidad, los cual
demandaría tiempo en capacitarnos en los procesos contables y eso
demandaría distraer al personal de informática de las labores recargadas
que actualmente están realizando y como verá sr. Gerente en estos
momentos no contamos con el personal suficiente.
El Gerente : Dígame usted sr. Manuel que es lo que está pasando planté una solución.
Sr. Manuel : Efectivamente
sr. Gerente, existe una solución sencilla al problema que manifiesta su
Contador. Como su área de Sistemas ya está capacitada para conectarse a
la base de datos del sistema contable de su empresa, tendría que el
personal de esta área capacitar al contador para que este pueda
conectarse también a la base de datos del sistema contable a través del
Excel y pueda elaborar sus informes según las necesidades de la
Gerencia. Basta que en el excel se cree un reporte (es decir una hoja de
calculo) este siempre mantendrá su datos actualizados debido a que se
actualizará cada ves que se abra dicha hoja de calculo o cuando estando
ya abierta la hoja de calculo les den click en el botón "Actualizar
Todo".
Jefe de Informática : Bueno
sr. Gerente, efectivamente los que dice el sr. Manuel es cierto es
necesario capacitar al sr. Contador, pero para ello le aconsejo que la
misma empresa que desarrolló el sistema realice dicha capacitación,
debido a que ellos saben como está organizada la información contable en
la base de datos del sistema contable y además sería mucho más
provechoso para nuestra empresa dado que el tiempo que demandaría
solucionar el problema se reduciría de manera drástica.
El Gerente : Está bien tienes razón, el contador sabe su negocio, opino lo mismo quisiera saber si el contador está de acuerdo.
El contador : Estoy
de acuerdo señor, aparte de que el excel mes es muy familiar. Modestia
aparte no me considero un experto pero con el transcurrir del tiempo he
adquirido cierto nivel de destreza que podría aplicarlo para la solución
de mi problema.
"Así que con una
cara de entusiasmo el contador ya se imaginaba lo que podía hacer con
toda esa información de compras, ventas, etc.... actualizada
directamente de la base de datos del sistema contable en su hoja de
calculo...."
Luego de 1 mes de
capacitación intensiva en el uso del SQL y el excel, el contador
actualmente ya cuenta con una infinidad de reportes contables, informes
gerenciales, proyecciones de las compras, etc. y cada día que pasa
quiere como unas joyas tanto a su sistema contable como a su excel. Las
amanecidas se reducieron drásticamente en el segundo mes hasta casi
desaparecer, digo casi desaparecer debido a que ahora participa en la
reuniones del directorio y otras actividades más en la empresa que antes
no podía por el tiempo (eso no lo puede solucionar el sistema).
RECOMENDACIONES PARA ADQUIRIR UN SOFTWARE CONTABLE
Aparte
de que el software contable a adquirir tiene de pasar por nuestra
evaluación funcional como profesionales de la contabilidad que somos,
como el de evaluar la rapidez con la que permite el software registrar
las operaciones contables de la empresa, que cuente con los suficientes
reportes como para cumplir con SUNAT y con la gerencia, gráficos, etc...
Se recomienda considerar los siguientes aspectos técnicos:
- Que les permita conectarse a su base de datos a través del Excel y otros programas y,
- Que les permita la extracción de la información contable directamente de la base datos del sistema contable, mediante la ejecución sentencias SQL a través del uso intensivo del excel.
El
aprender SQL como profesionales de la contabilidad nos abre la puerta a
un mundo de posibilidades que no se imaginan, más que todo en el ahorro
de tiempo y el tiempo como todos lo saben es oro.
| CPCC. Manuel Urrutia Flores |
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